Ako odstrániť duplikáty v programe Excel - Odstráňte duplicitné riadky niekoľkými kliknutiami

Excel má mnoho aplikácií, ako napríklad sledovanie zásob, údržba zoznamu adresátov, vytváranie správ o predaji a mnoho ďalších.

S rozširovaním databázy je jedným z hlavných problémov, s ktorým sa veľa používateľov stretáva, získanie duplicitných hodnôt a riadkov. Vďaka tomu budú vaše výpočty nepresné a ľudia budú spochybnení vašej kompetencie.

Mohli by ste nakoniec dať súhrnný prehľad s duplikátnymi hodnotami alebo dokonca poslať list dvakrát tej istej osobe poštou. Budete teda musieť nájsť a odstrániť duplikáty, aby ste sa vyhli týmto malým chybám, ktoré by mohli mať vážne dôsledky.

Možnosť 1: Použitie nástroja na odstránenie duplikátov

Pretože sa tento problém často vyskytuje, na páse s nástrojmi je vyhradený príkaz, ktorý uľahčuje prácu s duplikátmi. To je prípad najnovších verzií balíka Microsoft Office, napríklad programu Excel 2007 až 2016.

Vyberte tabuľku, na ktorej budete pracovať

Najprv musíte vybrať bunky, na ktoré je zacielenie, pretože tento nástroj je možné použiť na odstránenie duplikátov v celých riadkoch alebo čiastočne zodpovedajúcich záznamov.

Môžete to urobiť tak, že vyberiete tabuľku a potom stlačte kombináciu klávesov Ctrl + A. Mali by ste sa ubezpečiť, že sa pôvodný súbor uloží, pretože proces natrvalo odstráni dupy.

Kliknite na kartu údajov v hornej časti obrazovky

Po výbere rozsahu skontrolujte hornú časť obrazovky a kliknite na kartu údaje. Zobrazia sa rôzne príkazy. Mali by ste skontrolovať, či je položka „odstrániť duplikáty“ a kliknúť na ňu.

Na obrazovke sa zobrazí malé dialógové okno. Prvý riadok sa vyberie automaticky, pretože je začiarknuté políčko „moje údaje majú hlavičku“. Ak nie je hlavička a údaje sa začínajú v 1. riadku, zrušte výber tejto možnosti.

Stlačením tlačidla OK odstránite duplikáty

Teraz je vybratá celá tabuľka, a preto by ste mali pokračovať a stlačiť tlačidlo OK. Týmto sa odstránia všetky duplikáty. Podrobnosti o odstránení sa zobrazia na obrazovke so zostávajúcimi jedinečnými hodnotami a počtom odstránených duplicitných záznamov.

Ak však chcete odstrániť čiastočné duplikáty založené na konkrétnych stĺpcoch, mali by ste ich vybrať a zvyšok nechať. Ak tabuľka obsahuje veľa stĺpcov, je najlepšie zrušiť výber všetkých a potom už len vybrať tie, ktoré potrebujú odstránenie dupeov.

Po dokončení by ste mali kliknúť na OK. Potom sa duplikované informácie odstránia a podrobnosti sa zobrazia na obrazovke.

Možnosť 2: Používanie pokročilých filtrov v programe Excel

Ikona rozšíreného filtra vám pomôže identifikovať a odstrániť duplikáty v programe Excel. Toto je možné použiť v najnovšom balíku Microsoft Office a verzii 2003. Musíte otvoriť tabuľku programu Excel a vybrať všetky kliknutím na klávesy Ctrl + A.

Kliknite na kartu údajov a potom na pokročilé tlačidlo v sekcii triedenia a filtrovania

Potom by ste mali kliknúť na kartu Údaje v hornej časti obrazovky, kde sa pod ňou zobrazujú rôzne sekcie. Vyhľadajte sekciu zoradenia a filtra a kliknite na pokročilé tlačidlo.

Na obrazovke sa zobrazí dialógové okno, kde môžete vybrať možnosť „kopírovať na iné miesto“ alebo „filtrovať zoznam na mieste“. Druhá možnosť skryje všetky riadky s duplikátmi, zatiaľ čo prvá vygeneruje kópiu záznamov.

Upravte rozsah údajov v rámci rozsahu zoznamu.

V dialógovom okne je pole rozsahu zoznamu s údajmi vyplnenými programom Excel. Ak chcete zmeniť rozsah, môžete to urobiť úpravou v zozname rozsahu.

Ponechanie prázdneho rozsahu kritérií a kopírovanie do poľa je užitočné, iba ak ste sa rozhodli kopírovať na iné miesto. V opačnom prípade nechajte políčko „Filtrovať zoznam na mieste“ nevyplnené.

Začiarknite políčko „Iba jedinečné záznamy“

V rovnakom dialógovom okne sa nachádza pole s označením „iba jedinečné záznamy“ - toto políčko začiarknite. To znamená, že program Excel má odfiltrovať duplikáty pri zachovaní jedinečných položiek.

Kliknutím na tlačidlo OK odstránite duplikáty

Po vykonaní tohto procesu môžete duplikáty odstrániť kliknutím na tlačidlo OK. Dokument potom obsahuje duplicitné údaje, s výnimkou tých, ktoré boli odstránené.

Proces predpokladá, že v dokumente sú hlavičky. Ak prvý riadok obsahuje duplikát, nebude odstránený. Ak to nie je hlavička, odstráňte ju manuálne.

Ak používate pokročilý proces filtrovania, môžete odstrániť iba duplikáty z celej tabuľky, pretože nie je možné robiť to čiastočne. Môžete však odstrániť duplikáty a súčasne vytvoriť kópiu údajov.

Možnosť 3: Použitie nástroja na odstránenie duplikátov dvoma kliknutiami myšou

Okrem zabudovaných odstraňovačov duplikátov sa môžete duplikátov zbaviť pomocou doplnkov, ako je napríklad nástroj na odstránenie duplikátov Ablebits. Tento nástroj je viacúčelový a môže vykonávať aj ďalšie funkcie. Funguje na všetkých operačných systémoch a na všetkých verziách programu Excel. Tu sa zameriame na jeden spôsob použitia nástroja, ktorý trvá iba 2 kliknutia myšou.

Vyberte bunku v tabuľke záujmu

Skontrolujte tabuľku, kde je potrebné dedupeovať záznamy, a na údajoch Ablebits kliknite na položku „dedupe table“. Týmto sa vyberie celá tabuľka a otvorí sa dialógové okno so všetkými automaticky vybranými stĺpcami.

V rozbaľovacom zozname v poli „vyberte akciu“ vyberte odstránenie duplikátov

Vpravo dole sa pod rozbaľovacím panelom akcií nachádza rozbaľovací zoznam. Vyberte možnosť odstrániť duplikát a stlačte tlačidlo OK. Duplicitné hodnoty budú odstránené, s výnimkou prvého výskytu.

Odstraňujú sa duplikáty z kľúčových stĺpcov

Proces 2 kliknutí myšou je možné použiť na odstránenie duplikátov na konkrétnych riadkoch v rozhodujúcich stĺpcoch. Ak to chcete urobiť, zrušte začiarknutie ostatných stĺpcov a ponechajte začiarknuté tie, ktoré chcete odstrániť. Postupujte podľa dvoch bodov vyššie a duplikáty budú odstránené.

Akciu výberu je možné použiť na ďalšie operácie, napríklad na kopírovanie duplikátov na iné miesto bez ich odstránenia. Pomocou rozbaľovacej ponuky vyberte zodpovedajúcim spôsobom, aby bol hárok programu Excel prehľadný a bez chýb.

Záverečné slovo

Vymazanie duplikátov v programe Excel je jednoduché pomocou troch možností zvýraznených vyššie. Proces je jednoduchý a pomocou tejto príručky to urobíte niekoľkými kliknutiami, aby ste získali konečnú pomoc so zadaním a pracovnú pomoc z Excelu.

Pri práci v programe Excel by ste mali vždy vyčistiť svoju množinu údajov, aby ste vylúčili všetky neodborné chyby. Ak narazíte na akúkoľvek výzvu, skontrolujte, či nie sú údaje, ktoré sa spracúvajú, medzisúčtom alebo načrtnuté.

V takýchto prípadoch musíte odstrániť medzisúčty a obrysy a potom použiť ktorúkoľvek z vyššie uvedených metód. Údaje sa potom vyčistia, takže sa na nich bude oveľa ľahšie pracovať.